5-4.失注につながるコミュニケーションの例

内容

基本原則：相手の立場を意識する

コミュニケーション問題の多くは、相手の立場や状況を十分に考慮しないことから発生します。

重要な心構え

• 相手の立場を意識したやり取りを必ず行う
• 「相手はどう思うか」を常に考える
• 一方的な謝罪や説明は避ける

よくあるコミュニケーション問題

1. 不適切な謝罪の連発

問題： - 「申し訳ございません」ばかり - 相手にどのような印象を与えるかを考えていない

改善方法： - 具体的な状況説明と解決策を提示 - 謝罪だけでなく、今後の対応を明確にする

2. 返信の遅れ

ルール：24時間以上の返信遅延は避ける

基本対応： - 24時間以内の返信を心がける - すぐに詳細回答ができなくても、受領確認は行う - 誰がボールを持っているか分からない状態を作らない

3. 事前連絡なしの対応遅延

問題のあるパターン： - 急に返信が遅くなる - 理由の説明なし - クライアントを不安にさせる

適切な対応： - 事情がある場合は事前に連絡 - 「この期間は返信対応が遅れます」と予告 - 家族旅行等の個人的事情でも、事前連絡は重要

レスポンス管理のベストプラクティス

1. 即座の受領確認

• メールやメッセージを受信したら、まず受領確認
• 詳細回答に時間がかかる場合でも、「確認いたします」等の返信

2. 明確なスケジュール共有

• いつまでに回答するかを明示
• 「◯日までに詳細をお返しします」
• 期限を守れない場合は事前に再調整

3. 状況の可視化

• 誰が何を担当しているかを明確にする
• プロジェクトの進行状況を定期的に共有
• 次のアクションとタイムラインを明示

トラブル予防の重要性

コミュニケーション問題は、適切な対応でトラブルが起きた後に解決することも大事ですが、事前に起きないようにすることがより重要です。

予防策

• 定期的な進捗共有
• 疑問点の早期確認
• 期待値の事前すり合わせ
• レスポンスルールの明確化

まとめ

コミュニケーション問題の多くは、相手の立場を考えた丁寧なやり取りと、適切なタイミングでの情報共有により防ぐことができます。24時間ルールの徹底と事前の状況共有を心がけることで、スムーズなプロジェクト進行が実現できます。